Esdeveniments i xarxes socials

Els esdeveniments, congressos, conferències, etc… cada dia es traslladen més a les xarxes amb més o menys èxit. Sovint es tradueix amb un èxit de participació i difusió del mateix, però també trobem algunes vegades que la presència correspon a un efecte de moda. En aquest últim cas,  els esforços financers i humans esmerçats per poder ser «in», no es veuen reflectits en un resultat eficient i eficaç, i generalment es tradueixen en una improvisació total que porta a la desaparició -poc després- dels comptes.

Per assolir un resultat acceptable, que permeti obtenir un retorn sobre inversió (ROI) interessant per a l’organització i els participants, s’ha de definir una estratègia el més aviat possible. Un punt clau que s’ha d’integrar de l’inici en l’organització del congrés són les xarxes socials. Són canals de comunicació que poden donar difusió a l’esdeveniment amb un cost raonable, permeten dialogar amb els participants i generen una nova experiència als assistents durant l’esdeveniment. Sense oblidar-nos que tota la informació que és posa a internet forma part de la memòria col·lectiva de la xarxa per molts anys.

L’estratègia ha de tenir en compte la varietat i procedència dels participants, si l’esdeveniment és puntual o si serà regular, els objectius que es volen assolir, la segmentació del públic a qui va destinat i la seva edat. Aquestes dades ens definiran quins canals s’han d’utilitzar i com s’ha de gestionar, quins idiomes s’han d’emprar, l’estil dels missatges, si és necessari un equip humà i tècnic per difondre durant l’esdeveniment d’aquestes xarxes de forma presencial o si s’ha de fer només online.

Si l’esdeveniment ha de ser regular i volem potenciar l’intercanvi i el diàleg amb els participants hem de crear canals tipus Twitter, però s’han de treballar molt abans de l’inici de l’esdeveniment per la seva promoció, oferir informació dels ponents, de les temàtiques, respondre als missatges dels seguidors, i potser pensar-lo com un canal de registre i/o acreditació. S’ha de maximitzar la difusió i no quedar-nos amb un nombre de seguidors testimonial que només deixarà pensar que s’han obert els canals per un efecte de moda.

Potser en alguns casos és més eficient i econòmic per a l’organització no obrir canals en xarxes socials i crear un bon hashtag per federar els missatges dels assistents. Però en tots els casos és important definir un hashtag senzill i eficaç i determinar una tàctica per què sigui utilitzat pels participants i trobat pels no assistents. Permetrà federar la difusió de l’esdeveniment, facilitant als no assistents el seguiment del mateix i maximitzar així el seu abast. En xarxes limitades a 140 caràcters com Twitter no podem utilitzar hashtags que ens limitin molt els missatges que volem difondre com per exemple #esdevenimentinteressant, millor curts i fàcils de recordar.

L’idioma o els idiomes emprats han de correspondre al nostre públic objectiu, si l’esdeveniment ha de ser global s’ha d’emprar l’anglès gairebé obligatòriament. Si és local o s’adreça principalment a aquest públic utilitzar l’idioma local, per exemple en el cas d’Andorra o Catalunya, el català. Potser, en algun cas s’han d’utilitzar 2 idiomes. Creiem que és fa difícil d’anar més enllà de 2 idiomes en un canal com Twitter, si hagués de ser el cas potser val la pena plantejar una estratègia de diversos canals en cada plataforma, sempre i quan existeixi una massa crítica potencial important per a cadascun d’ells.

La difusió de l’acte mitjançant les xarxes s’ha de desenvolupar amb un equip professional que interactuï amb altres participants, animi els canals difonent citacions o missatges importants dels conferenciants, complementi en la xarxa les conferències amb links, informació d’interès. Aquests canals també poden ser visibles al costat dels conferenciants durant l’acte, per mirar d’interactuar molt més amb els assistents presencials. Per això s’ha de preveure el material i programari adient per difondre en temps real aquests missatges, que es poden complementar amb missatges específics.

Els esdeveniments no es poden improvisar en les xarxes socials. S’ha de buscar un punt d’equilibri entre tots els factors, per maximitzar la difusió, optimitzant les despeses i els esforços necessaris per assolir els objectius fixats en l’estratègia. Els professionals del socialmedia us podem ajudar a definir aquesta estratègia i a desenvolupar-la, buscant aquest equilibri per ser eficients, eficaços i assolir els objectius marcats per l’organització.

Organitzem conjuntament un esdeveniment?